Opis systemu

System zarządzania dokumentem eKancelaria jest kompleksowym systemem, dedykowanym dla:

• urzędów administracji publicznej,
• urzędów gminnych, miejskich,
• starostw powiatowych
• jednostek im podległych takich jak:
  • miejskie i gminne ośrodki pomocy społecznej,
  • powiatowe i wojewódzkie urzędu pracy,
  • zarządy budynków mieszkalnych, zarządy dróg miejskich, agencje,
  • firmy komercyjne i inne,

pozwalającym usprawnić proces obsługi kancelaryjnej w urzędzie poprzez wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów.

Intencją powstania systemu było objęcie całości zagadnień związanych z zarządzaniem dokumentem w instytucji od przyjęcia pisma poprzez jego rejestrację, dekretację, stworzenie sprawy, udzielenie odpowiedzi oraz przekazanie dokumentu do archiwum.

Cechą wyróżniającą system eKancelaria jest jego kompleksowość i powiązanie z innymi systemami używanymi w urzędzie. System eKancelaria może współpracować z platformą ePUAP realizującą kompleksową obsługę interesanta drogą elektroniczną, jest zintegrowany z systemem BIP oferowanym przez ZETO Koszalin Sp. z o.o. zapewniając automatyczny proces upublicznienia informacji (zgodna z ustawą o odstępie do informacji publicznej), eDoręczeniami (ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych). Możliwa jest również integracja systemu eKancelaria z systemem zarządzania GMINA, systemami dziedzinowymi dla Ośrodków Pomocy Społecznej i Centr ów Usług Społecznych oraz innymi systemami zewnętrznymi.

System eKancelaria jest zintegrowany z Elektronicznym Nadawcą Poczty Polskiej tzw. eNadawcą. Dzięki temu połączeniu został usprawniony i zautomatyzowany proces nadawania przesyłek pocztowych. Integracja z eNadawcą umożliwia rejestrację przesyłek, generowanie dokumentów nadawczych w formie elektronicznej oraz automatyczne przekazywanie pliku z przesyłkami bezpośrednio do wybranej placówki pocztowej.

Zastosowana technologia zapewnia niższe koszty zakupu. Dzięki zastosowaniu technologii internetowej brak jest konieczności instalowania systemu po stronie użytkownika (logika działania aplikacji znajduje się w jednym miejscu po stronie serwera) dzięki czemu znacząco niższe są koszty wdrożenia i utrzymania systemu. Dostęp do systemu możliwy jest z dowolnego miejsca - wystarczy połączenie z Internetem.

Zgodność ze stanem prawnym:

• Ustawa z dnia 17.02.2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z dnia 20.04.2005r., Nr 64 poz. 565 z późniejszymi zmianami),
• Ustawa z dnia 18.07.2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z dnia 09.09.2002r. z późniejszymi zmianami),
• Ustawa z dnia 18.10.2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z dnia 15.11.2001r. z późniejszymi zmianami),
• Ustawa z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z dnia 29.10 1997r. z późniejszymi zmianami),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29.09.2005r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. 2005 nr 200 poz.1651 z dnia 13.10.2005r.),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 11.10.2005r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. 2005 nr 212 poz. 1766 z dnia 28.10.2005r.),
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29.09.2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych,
• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 1983r. nr 38 poz. 173 z późniejszymi zmianami),
• Kodeks postępowania administracyjnego.

Funkcjonalność systemu:

• zapewnia zgodność z instrukcją kancelaryjną,
• zabezpiecza dane osobowe poprzez mechanizmy autoryzacji użytkownika,
• pozwala na usprawnienie procesu obsługi kancelaryjnej, sprawną i terminową realizację spraw oraz kontrolę załatwiania spraw,
• umożliwia wprowadzanie i udostępniania informacji o korespondencji wpływającej i wysyłanej z instytucji, korespondencji wewnętrznej instytucji oraz sprawach związanych z korespondencją co umożliwia zastąpienie rejestrów papierowych rejestrami elektronicznymi,
• upraszcza proces rejestracji pism, umożliwia prowadzenie rejestrów korespondencji i spraw zgodnie z RWA,
• zapewnia możliwość dołączania dokumentów w postaci plików i skanów,
• umożliwia odnajdywanie, monitorowanie pism i akt spraw poprzez możliwość wyszukiwania według określonego kryterium,
• umożliwia kontrolę terminowości załatwiania pism i spraw,
• zapewnia automatyczne rozliczanie znaczków i kosztów przesyłek,
• sprawdzenie wystawcy faktury - czy jest czynnym podatnikiem VAT,
• sprawdzenie czy rachunek kontrahenta jest na białej liście VAT,
• umożliwia tworzenie wykazów i raportów, które między innymi ułatwiają ocenę obciążenia pracą poszczególnych wydziałów i pracowników w wydziale,
• zapewnia automatyczne rejestrowanie informacji o operacjach wykonywanych na piśmie,
• zapewnia integrację z Biuletynem Informacji Publicznej, ePUAPem oraz GMINĄ oraz systemami dziedzinowym dla Ośrodków Pomocy Społecznej / Centrów Usług Społecznych,
• system obsługuje wbudowane rejestry m.in. rejestry faktur, umów, zleceń, zarządzeń...
• system ma budowę modułową pozwalającą w bardzo łatwy sposób uruchomić dodatkową funkcjonalność m.in. ewidencję nieobecności, ewidencję czasu pracy, obsługę biura rady, ocenę pracowników samorządowych, komunikator...

System jest wykonany w wersji przeglądarkowej, z wykorzystaniem technologii:

• baza danych: PostgreSQL,
• język programowania: Java,
• serwer aplikacji: WildFly.